TWITTER FACEBOOK
| | | |

Danışmanlık Faaliyetleri

Mahalli İdareler Mali Yönetim Danışmanlığı


MALİ DİSİPLİNE YÖNELİK DANIŞMANLIK


Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği’ne göre belediye bütçesi, mali yıl içindeki gelir ve gider tahminlerini gösteren, gelirlerin toplanmasına ve harcamaların yapılmasına izin veren bir meclis kararı olarak tanımlanmıştır.Belediye bütçelerinin en önemli özelliği, genel bütçenin aksine önce gelirler sonra giderler tahmin edilmesidir. Bunun en önemli nedeni, belediyelerin vergi koyma yetkilerinin olmaması, vergi ve benzeri gelirler açısından gelir yaratma kapasitesinin merkezi idarenin yapacağı düzenlemelerle sınırlı olmasıdır. Bu nedenle, belediyelerin gelir bütçeleri açısından, kendi öz kaynakları önem arz eder duruma gelmektedir.

Etkili Stratejik Bütçe Yönetimi İçin Yapılması Gerekenler

Stratejik Bütçe yönetiminin başarılı olabilmesi için yapılacakları şu başlıklar altında topluyoruz:

Mali Durum Analizi (check-up)

Çok Yıllı Bütçeleme (Uzun Vadeli Finansal Yaklaşım)

Stratejik Hedeflerin Mali Kaynaklara Göre Önceliklendirilmesi

Harcama Kontrolü

Mali Durum Analizi (Check-Up)

Belediyenin finansal yapısının analizi kurumun mali açıdan gücünü ve zaaflarını ortaya koyar. Böylelikle gelecekte ulaşılması istenen hedeflerin gerçekleşebilmesi için gerekli finansal kaynaklara ilişkin durum ortaya çıkar. Mali durum analizinin yapılabilmesi için;

1- Gelirlerin yapısıanaliz edilerek, gelir artırıcı çalışmalar yürütülecektir.

2- Borçlanma kapasitesi değerlendirilecek; böylece belediyenin mevcut borç durumu borçların vadesi, ödeme planı ve limiti, İller Bankasından ve diğer kuruluşlardan borçlanabilme kapasitesi analiz edilerek, ilgili veriler ortaya konulacaktır.

3- Nakde Çevrilebilir Varlıklar(Belediyenin sahip olduğu arsa, bina, arazi ve araç- gereç, makine) satışından elde edebileceği gelirler hesaplanacaktır.

4- Gider Yapısı analiz edilecek; cari, yatırım ve transfer harcamaları tespit edilerek, bunların bütçe içerisindeki ağırlıkları ortaya çıkarılacaktır. Özellikle cari ve transfer harcamaları sonrası yatırımlara ne kadar kaynak ayrılabileceği belirlenecektir. Öte yandan hali hazırda kısmen tamamlanmış devam etmekte olan yatırım harcamalarının tamamlanması için ne kadar kaynağa ihtiyaç olduğu belirlenecektir.

Çok Yıllı Bütçeleme (Uzun Vadeli Finansal Yaklaşım)

Stratejik planlama ve çok yıllı bütçeleme ve birbirleriyle ilişkili ve birbirlerini tamamlayan kavramlardır.Stratejik Planlama çalışması belediyenin uzun vadeli amaç ve hedeflerinin ortaya çıkarılmasını sağlamaktadır.

Çok yıllı bütçeleme yaklaşımının iki temel amacı vardır: Uzun dönemde finansal koşullara etkisi olacak konuları belirlemek ve gelecekteki finansal şartlar ile stratejik hedefleri uyumlulaştıracak politika ve modeller oluşturmak. (Bu şekilde uzun vadeli belediye gelirleri ve giderleri hakkında finansal analizleri içeren bir finansal plan belediye üst yönetiminin, mali kaynakların kısıtları hakkında bilgi sahibi olmasını sağlamaktadır.)

Çok yıllı bütçelemede;

Gider Bütçesi Projeksiyonuçıkarılacaktır.

Gelir Bütçesi Projeksiyonuçıkarılacaktır.

Stratejik Hedeflerin Mali Kaynaklara Göre Önceliklendirilmesi

Stratejik amaç ve hedeflerin hayata geçirilmesini sağlayacak faaliyet ve projelerin gerçekleştirilmesi belediyenin insan kaynakları, fiziki kaynakları ve mali kaynaklarının gücüne bağlıdır. Bu nedenle belirlenen stratejiler uygulanırken belediye üst yönetimi mutlaka bir önceleme yapmak sorumluluğu ile karşı karşıyadır.

Harcama Kontrolü

Belediyeler giderlerin gelirleri aşması durumuna karşı gider gerçekleşmelerini yakından gözlemeli ve denetlemelidirler. Mali yıl içerisinde giderlerin kontrolsüz bir şekilde artarak gelirleri aşması (revenueshortfalls) mali yapıyı zedeleyecektir. Bu nedenle harcamaların gelirlerdeki gelişmelere nazaran daha yakından gözlenmesi ve denetlenmesi gerekmektedir. Harcama kalemlerindeki gelişmelerin üçer aylık dilimlerle kontrol edilmesi, belediyelerin mali işlerinden sorumlu yöneticilerine, mali disipline ilişkin kontrol çalışmalarında yardımcı olacaktır. Ayrıca harcamalarda hedef sapmaları hızla vakit geçirilmeden ortaya çıkarılacağı için, gelir-gider açığının daha fazla büyümeden önlem alınması ve açığın kapatılması kolaylaşacaktır.


GELİR ARTIRICI ÇALIŞMALAR DANIŞMANLIĞI


Belediyelerin temel gelir kaynakları, Genel Vergi Gelirlerinden elde ettikleri paylar ile kendi öz gelirlerinden oluşmaktadır.

Belediyelerin öz gelirleri ise esas itibariyle Vergi ve Harçlar ile kira ve satış gelirlerinden oluşmaktadır.

Belediyelerin öz gelirlerini sağlıklı takip ve tahsil edemedikleri bilinen bir gerçektir. Bunun değişik sebepleri vardır. Bunların başlıcaları; bu konularda nitelikli personelin sayıca yetersiz olması, gelir birimlerinin fonksiyonel ve organizasyonel bozukları, mevzuatın eski ve karışık olması ve idarenin gelir mevzuatıyla ilgili yönetim bilgi sisteminde eksiklikler bulunması gösterilebilir.

Gelir takip sisteminin sağlıklı işlememesinin beraberinde getirdiği olumsuzlukları şu şekilde sıralamak mümkündür:

- Tahakkuk ettirilmesi gereken bir gelirin eksik tahakkuk ettirilmesi ya da hiç tahakkuk ettirilmemesi,

- Alınması gereken bir gelirin alınmaması,

- Eksik ya da fazla hesaplamalar yapılarak idarenin ya da mükellefin zararına sebebiyet verilmesi,

- Usul hükümlerinin ihlal edilmesi neticesinde esasta haklı olarak tahakkuk ettirilen bir verginin tahakkukunun iptal edilmesi,

- Takip ve tahsil sürecinin etkin yürütülmemesi sonucu gelir işlemlerinin zamanaşımına uğratılması

- Vergi yargısında dava kaybedilmesi gibi hususlar sayılabilir.

Yürütülecek olan Gelir Artırıcı İşlemler Danışmanlığı kapsamında; idari yetkinliklerin ve farkındalığın arttırılması ön plana çıkarılmaktadır. İdare olarak, gelir işlemlerinde görev alan tüm personele, konusunda uzman ve teknik bilgiye sahip görevliler tarafından, güncel bilgi verilmesi, tereddütleri giderecek hukuki destek sağlanması, tarifelerin değerlendirilmesi ve güncellenmesi, usulsüzlük ve yolsuzlukların tespiti, idari yapılanmanın fonksiyon bazlı oluşturulması ve kontrol önlemlerinin etkinliğini arttıracak çalışmaların yapılması, danışmanlık hizmetimizin temel bileşenleridir.

Bu çalışma sonucunda belediye gelirleri alanında mevzuata aykırı uygulamaların ortadan kalkması, risk alanlarının küçültülmesi ve gelir işlemlerinde etkin ve doğru süreçlerin geliştirilmesi neticesinde belediye gelirlerinde artış kaydedilmesinin yanı sıra, bu geliri elde etmek için katlanılan maliyetlerin düşürülmesi de söz konusu olmaktadır. 

Gelir Artırıcı Çalışmaların Aşamaları

  1. Mevcut Durumun Belirlenmesi

1.1. Organizasyon Şeması ve Görev Tanımlarının Çıkarılması

1.2. Gelir Süreçlerine İlişkin Süreç Haritalarının Çıkartılması

1.3. Merkezi Hükümetten Gelen Payların İncelenmesi

1.4. Gelir Tarifelerinin Analiz Edilmesi

1.5. Gelir ve Bütçe Gerçekleşmelerinin Analiz Edilmesi

1.6. Terkin ve Kayıttan Düşmelerin Analiz Edilmesi

1.7. Muhasebe ve Gelir Kaydı Uyumunun Kontrol Edilmesi

1.8. Tahakkuk Etmeyen Gelirlerin Tespit Edilmesi (örneklem modeliyle)

1.9. Alternatif Gelirlerin Tespit Edilmesi

1.10. Mali Kaynak Yönetiminde Mevcut Durumun Tespiti Raporu

  1. Gelir Ve Finansman Sisteminin İyileştirilmesi Eylem Planının Yapılması

2.1. Gelir ve Finansman Sisteminin İyileştirilmesi Eylem Planının Yapılması

2.2. Eğitim ve Bilgilendirme Desteği Sağlanması

3. Gelir ve Finansman Sisteminin İyileştirilmesi Eylem Planının Takibi ve İzleme Değerlendirilmesi

3.1. Analiz Edilmiş Süreçlerin, Organizasyonların ve Prosedürlerin İyileştirilmesi

3.2. Gelir Potansiyelinin Değerlendirilmesi ve Gelirlerin Artırılması

3.3. Alternatif Gelirlerin Tahsil Edilmesi


STRATEJİK YÖNETİME İLİŞKİN İŞLEMLERİN YÜRÜTÜLMESİ DANIŞMANLIĞI


Stratejik Plan

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, “kamu kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde elde edilmesini ve kullanılmasını, hesap verebilirliği ve mali saydamlığı sağlamak” amacıyla kanunlaşmıştır. Kamu yönetimi literatürüne üst yönetici kavramını kazandıran kanun, kamu idarelerinin kaynaklarının etkin ve verimli kullanılmasından üst yöneticileri sorumlu tutmuştur. Üst yöneticiler bu sorumluluklarını hazırlayacakları stratejik planlarla yerine getireceklerdir.  5018 Sayılı Kanun 11 inci maddesinde düzenlendiği üzere belediyelerde üst yönetici Belediye Başkanı’dır. Aynı maddede Belediye Başkanı’nın kanunda belirtilen görev ve sorumlulukların yerine getirilmesinde Belediye Meclisi’ne karşı sorumlu olduğu belirtilmektedir. Bu çerçevede Belediye Başkanı belediyenin kaynaklarının etkin ve verimli bir şekilde kullanılmasından Belediye Meclisi’ne karşı sorumlu tutulmaktadır. 5018 sayılı Kanunun Belediye Başkanı’na yüklediği bu sorumluluk 5393 sayılı Belediye Kanunu’nda da teyit edilmiştir. 5393 sayılı kanunun 41 inci maddesi Belediye Başkanı’na bütçeye esas teşkil edecek bir stratejik plan ve performans programı hazırlama yükümlülüğü getirmektedir.

Tecrübeli ve yetkin kadromuzla, kamu hizmeti anlayışı ciddiyetiyle yürütülecek bir çalışma sonucu stratejik planların hazırlanması söz konusu olacaktır.

Performans Programı

5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanununun 9 uncu maddesi ile kamu idarelerine yürütecekleri faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacını, performans hedef ve göstergelerini içeren performans programı hazırlama yükümlülüğü getirilmiştir.

Kamu Mali Yönetiminde, son yıllarda kamu kaynaklarının etkili,ekonomik ve verimli kullanımının yanı sıra mali saydamlık ve hesap verilebilirlik ilkeleri ön plana çıkmıştır.

Bu ilkelerin uygulamaya konulmasını sağlamak üzere kamu mali yönetim sistemimize dahil edilen temel yöntem ve araçlardan biri performans esaslı bütçeleme sistemidir.

Performans esaslı bütçeleme sisteminin temel unsurlarını stratejik plan, performans programı ve faaliyet raporları oluşturmaktadır.

Stratejik plan ve performans programları vasıtasıyla kamu idarelerinin temel politika hedefleri ve bunların kaynak ihtiyaçları arasında bağlantı kurulmakta; söz konusu belgelerde öngörülen hedeflere ilişkin gerçekleşmeler ise faaliyet raporları aracılığıyla kamuoyuna açıklanmaktadır.

Performans hedeflerine ne derece ulaşıldığını ölçmek, izlemek ve değerlendirmek üzere oluşturulan performans göstergelerine de bu programlarda yer verilmektedir.

Performans programları, stratejik planlarla bütçeler arasında daha güçlü bir bağ kurulmasını sağlayan araçlardır.

Bu kapsamda, performans programlarında, stratejik planlarda yer alan orta ve uzun vadeli amaç ve hedeflere ilişkin yıllık hedefler, söz konusu hedefleri gerçekleştirmek üzere belirlenen faaliyetler ile bunların kaynak ihtiyacı yer almaktadır.

Bu iş kaleminde, mevzuatın öngördüğü sisteme uygun olarak performans programı hazırlanacaktır.

İç Kontrol Eylem Planı

10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunuyla kamu malî yönetim sistemimiz uluslararası standartlar ve Avrupa Birliği uygulamalarına uygun bir şekilde yeniden düzenlenmiş ve bu kapsamda etkin bir iç kontrol sisteminin oluşturulması amaçlanmıştır.

5018 sayılı Kanunun 55 inci maddesinin ikinci fıkrasında, Maliye Bakanlığı tarafından malî yönetim ve iç kontrol süreçlerine ilişkin standartlar ve yöntemlerin belirleneceği, geliştirileceği ve uyumlaştırılacağı ayrıca, sistemlerin koordinasyonunun sağlanacağı ve kamu idarelerine rehberlik hizmeti verileceği hüküm altına alınmıştır.

Öte yandan, 31/12/2005 tarihli ve 26040 üçüncü mükerrer sayılı Resmî Gazetede yayımlanan İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esasların 5 inci maddesinde, iç kontrol standartlarının, merkezi uyumlaştırma görevi çerçevesinde Maliye Bakanlığı tarafından belirlenip yayımlanacağı, kamu idarelerinin, malî ve malî olmayan tüm işlemlerinde bu standartlara uymakla ve gereğini yerine getirmekle yükümlü bulunduğu, ayrıca Kanuna ve iç kontrol standartlarına aykırı olmamak koşuluyla, idarelerce görev alanları çerçevesinde her türlü yöntem, süreç ve özellikli işlemlere ilişkin standartlar belirlenebileceği belirtilmiştir.

Bu iş kaleminde, belediyelerin, iç kontrol sistemlerini 5018 sayılı Kanun hükümleri ile İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslara ve Kamu İç Kontrol Standartları Tebliğine uyumlu bir şekilde oluşturma, uygulama, izleme ve geliştirme çalışmalarını yürütülecektir.

Faaliyet Raporları

Belediyelerin faaliyet raporu hazırlamalarının amacı mali saydamlık, kamu kaynağının elde edilmesi ve kullanılmasında hesap verme sorumluluğunda denetimin sağlanmasıdır.

5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 41 inci maddesinde “Üst yöneticiler ve bütçeyle ödenek tahsis edilen harcama yetkililerince, hesap verme sorumluluğu çerçevesinde, her yıl faaliyet raporu hazırlanır. Üst yönetici, harcama yetkilileri tarafından hazırlanan birim faaliyet raporlarını esas alarak, idaresinin faaliyet sonuçlarını gösteren idare faaliyet raporunu düzenleyerek kamuoyuna açıklar. Mahallî idarelerce hazırlanan idare faaliyet raporlarının birer örneği Sayıştay ve İçişleri Bakanlığına gönderilir. İçişleri Bakanlığı, bu raporları esas alarak kendi değerlendirmelerini de içeren mahallî idareler genel faaliyet raporunu hazırlar ve kamuoyuna açıklar. Raporun birer örneği Sayıştay’a ve Maliye Bakanlığına gönderilir.” hükmü yer almaktadır.

Diğer taraftan, Faaliyet raporları,5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 56 ncı maddesinde “Belediye başkanı, 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 41 inci maddesinin dördüncü fıkrasında belirtilen biçimde; stratejik plân ve performans programına göre yürütülen faaliyetleri, belirlenmiş performans ölçütlerine göre hedef ve gerçekleşme durumu ile meydana gelen sapmaların nedenlerini ve belediye borçlarının durumunu açıklayan faaliyet raporunu hazırlar. Faaliyet raporunda, bağlı kuruluş ve işletmeler ile belediye ortaklıklarına ilişkin söz konusu bilgi ve değerlendirmelere de yer verilir. Faaliyet raporu Nisan ayı toplantısında belediye başkanı tarafından meclise sunulur.” ifadesi yer almaktadır.

Belediye başkanı o yılın faaliyet raporunu meclise sunmakla yükümlüdür.

Faaliyet raporu mecliste onaydan geçtikten sonra mevzuatta yer alan ilgili kurumlara gönderilir.

Belediyelerin bir yıl içerisinde gerçekleştirdiği faaliyetlerin aynası ve bir nevi kamu oyna takdimi olan faaliyet raporlarının düzgün ve titiz bir şekilde hazırlanması önem arz etmektedir.

 

Mahalli İdareler Kurumsal Yapılanma Danışmanlığı


I. DANIŞMANLIK HİZMETİNİN AMACI


Belediyelerde kurumsal yeniden yapılanma çalışmasının amacı, belediyenin çalışma sistemi ve idari yapılanmasını; belediyenin amaç ve hedeflerine etkin bir şekilde ulaşabilmesini, vatandaşa vaat edilen projelerin, hizmet edilen il/ilçe veya beldenin büyümesine daha iyi katkı vermesini teminen uygulama stratejisini daha kolaylıkla icra edebilmesini sağlayacak bir düzeye getirmektir.

Bu hedefe ulaşmak amacıyla;

- Mevzuatın belediyelere verdiği görevlerin yerine getirilmesinde halkın memnuniyetinin ölçülmesi,

- Kamuoyu araştırmalarıyla, aksayan ve olumlu yönlerin tespit edilmesi,

- Olumlu yönlerin genelleştirilmesi, olumsuz yönlerin nedenlerinin tespiti ve ortadan kaldırılmasına dayalı çözümlerin oluşturulması,

- Hizmet verimliliğini artıracak şekilde düşünülen organizasyon yapısı çalışması ile kurumda ki farklı bölüm ve birimler için görev, yetki ve sorumluluk eş güdümünün sağlanması,

Suretiyle iş akışının belirli bir standarda oturtulmasını sağlayarak, tüm İnsan Kaynakları Sistemlerinin oluşturulmasına ve/veya revize edilmesine yönelik çalışmalar yapılacaktır.  


II. İŞ TANIMI VE DANIŞMANLIK HİZMETİNİN AŞAMALARI


A) BELEDİYE HİZMETLERİ MEMNUNİYETİNE YÖNELİK KAMUOYU ARAŞTIRMASI

A.1. Vatandaş Memnuniyetinin Ölçülmesi ve Analizi

Vatandaş Memnuniyetinin ölçümü, kurumların iyi yönetilmesini sağlayan araçlardan bir tanesidir.

Vatandaş Memnuniyetinin Yönetimi; belediyelerin sunduğu hizmetlerin etkili sunumunu ve hizmet sonrasını destekleme gibi ana süreçlerle birlikte diğer birçok destek sürecinin de vatandaş beklentilerini karşılayacak şekilde yapılandırılmasıdır. Faaliyetlerin her aşamasında en iyinin ve mükemmelin hedeflenmesidir.

İş süreçlerini vatandaş odaklı ve etkili şekilde yönetemeyen kurumlar vatandaş memnuniyetsizliğine, diğer bir deyişle daha çok vatandaş şikayetine sebep olurlar.

Bu nedenle, vatandaş memnuniyetinin ölçülmesi, iş akış şemalarının oluşturulmasına kadar gidecek iş süreci yönetimini de gerekli kılar.

Vatandaşları ile olan ilişkilerini etkili ve kalıcı bir şekilde yürütebilen belediyeler; yürütülen çalışmalarla ilgili bildirimleri şikayet olarak değil, üzerinde çalışılması, düzeltilmesi ve sorunun tekrar etmemesi için önlem alınması gereken (geri bildirim) iyileştirme ve geliştirme aracı olarak algılar ve sistematik bir şekilde değerlendirir.

Büyükşehir olan belediyelerde, 6360 sayılı Kanun ile büyükşehir yapılanmasında yapılan değişiklikler, hizmetleri karmaşık hale getirmiş, belediyeler arasında görev ve yetki dağılımındaki farklılıklar, büyükşehir ve ilçe belediyeleri tarafından yürütülen hizmetlerin vatandaş tarafından ve hatta hizmeti sunan kurumlar tarafından kesin çizgilerle ayrılmamış olması nedeniyle, memnuniyet ölçümünü zorunlu bir hale getirmiştir.

Bu bahsedilen olguların gerçekleştirilebilmesi amacıyla; belediyenin yürüttüğü çalışmaların vatandaş tarafından benimsenip benimsenmediğinin, vatandaşın beklentilerine cevap verip vermediğinin, varsa memnuniyetsizlik veya beklentilere cevap verememe durumunun; nedenlerinin neler olduğu, memnuniyet durumunu hangi etkenlerin sağladığını ölçmek amacıyla Vatandaş Memnuniyeti Ölçümleri ve Analizleri yapılmaktadır.

Yapılan bu çalışma, kamuoyu araştırması niteliğinde olan ve anket yöntemi ile yapılan bir çalışmadır.

Araştırma; Belediyelerin yürüttükleri görev ve hizmetlerin, vatandaş tarafından nasıl değerlendirildiğine ve bu bağlamda belediyelere, geleceğe ilişkin planlar yapma, stratejik kararlar alma ve bilgi sahibi olma konularında büyük ölçüde yardımcı olacaktır.

Yapılacak olan memnuniyet anketleriyle;

a) Vatandaşların belediyelerin (büyükşehir, il ve ilçe belediyeleri) yürütecekleri hizmetler konusundaki bilinç düzeyi ölçülecektir.

b) Büyükşehir ve ilçe belediyelerinden (büyükşehir olan yerlerde) hangisini ne düzeyde başarılı bulduğu belirlenecektir.

c) Belediyelerin yürüttüğü hizmetlerden duyulan memnuniyet/memnuniyetsizlik tespit edilecektir.

d) Memnuniyet/memnuniyetsizliğin kaynakları ve nedenleri ölçümlenecektir.

e) Vatandaş beklentileri belirlenecektir.

A.2- Çalışan Memnuniyeti İle Mevzuat Hakimiyetinin Ölçülmesi ve Analizi

Çalışan memnuniyeti, yapılan işin çeşitli yönlerine karşı beslenen tutumların toplamıdır. Belediye çalışanlarının kurum vizyon ve misyonuna uygun hareket etmesinin yanında, vatandaşa sunduğu projelerle halkın teveccühünü kazanan Belediye Başkanının bu politikalarının gerçekleştirilmesi için hissettikleri sorumluluk duygusu ile kurumsal aidiyet duygusu önem arz etmektedir. Çalışanların bu husustaki değer yargıları yaptığı iş ile uyumlu ise ortaya “çalışan memnuniyeti” çıkacaktır.

Yapılacak çalışma ile eğer varsa, çalışanların memnuniyetsizliğini doğuran nedenler ortaya konulur. Çalışan memnuniyetsizliği iş verimini düşürür, belediyenin ortaya koyduğu hedeflere ulaşılması noktasında başarısızlığı tetikleyen sonuçlar doğurur.

Belediyeler her ne kadar vatandaş memnuniyeti ve vaatlerinin gerçekleştirilmesi odaklı olmaya çalışsalar da aynı derecede önem vermeleri gereken konulardan biri de çalışanlarının memnuniyetidir. Kullanılan teknoloji, alınan kararlar, binalarınızın tasarımı ne kadar iyi olursa olsun vatandaşlar ile en sıcak teması kuranlar çalışanlardır ve çalışanlar ile vatandaşların memnuniyet seviyesi birbirine paralel ve denk olmadığı sürece memnuniyet seviyesi düşük olan yükseği de kendisine çeker.

A.3- Vatandaş Memnuniyeti ve Çalışan Memnuniyeti Sonuçlarının Birlikte Analiz Edilmesi

Çalışan memnuniyeti sonuçları ile vatandaş memnuniyeti sonuçlarının birlikte değerlendirilmesi suretiyle kesin sonuca ve analize ulaşılması sağlanacak, böylece bundan sonraki süreçlerin yönetimi ve planlaması daha rahat ve doğru bir zeminde yapılabilecektir.

Yapılan memnuniyet araştırmaları birlikte analiz edilerek, varsa aksayan yönlerin nerden kaynaklandığı belirlenecektir.

Bunun sonucunda sorunun;

a) Hizmet sunum şeklinden mi,

b) Çalışanların tutumundan mı,

c) Organizasyon yapısından mı,

d) Koordinasyonsuzluktan mı,

e) Başka nedenlerden veya sayılan hususların hepsinden mi kaynaklandığı analiz edilecektir.

Ayrıca, memnuniyet tespit edilenhususlar belirlenecek, bunların diğer hizmetlere uygulanabilirliği analiz edilecek, olumsuz yönler için ise farklı çözümler üretilecektir.

NOT: Kurumun varsa yaptırdığı Vatandaş Memnuniyeti ve Çalışan Memnuniyeti Anketleri, onlarda çalışmaya esas olarak değerlendirilebilmektedir.

B) İŞLEM HACMİ VE BELEDİYE İŞ AKIŞ SİSTEMİNİN ANALİZ EDİLMESİ

B.1- Birim Bazında İşlem Hacminin Ölçülmesi ve Analiz Edilmesi (Ölçülebilir İşlemlerde)

Belediyenin birimlerinin yürüttüğü hizmetlerinin, personel başına olan hacminin sayı ve işin yürütülme süresi olarak ölçülmesi suretiyle verimlilik düzeyi ortaya çıkarılacaktır.

B.2- Kurumsal Yapıya İlişkin Analizlerin Yapılması ve Raporlanması

İş analizleri yapılarak, işlem hacmine dayalı olarak sayısal personel yeterliliği, bununla birlikte personelin bilgi düzeyleri değerlendirilip işe yatkınlıkları analiz edilecektir.

Bundan önce yürütülen tüm çalışmalar ışığında, belediyenin kurumsal yapısı, teşkilat şeması ve iş yönetme süreçleri birlikte değerlendirilecek ve analiz edilerek bir rapor haline getirilecektir. Aynı zamanda, organizasyon şemasında öngörülen yeni düzenleme ve değişikliklerin değerlendirilmesi yapılacaktır.

Bu raporda, yapılan araştırmalara dayanılarak birimlerin fonksiyonel yapılanıp yapılanmadığı, personel yapısının uygun olup olmadığı, iş akış şemalarının bulunup bulunmadığı ve varsa bunlara ilişkin noksanlıklar gibi hususlar değerlendirilecektir.

Ayrıca, birime verilen görev, yetki ve sorumluluklara paralel bir şekilde faaliyetlerini yürütüp yürütemediği değerlendirilecektir.

B.3- Bilgilendirme ve Değerlendirme Toplantıları Yapılması

Yapılan analizlerle ilgili olarak, Belediye Başkanına ve Genel Sekretere (ve idarenin uygun gördüğü kademelere) bilgilendirme yapılacak, onların, yapılan analiz ve tespitlerle ilgili görüşleri alınacaktır. ( A1, A2, A3, B1 ve B2 başlıklarında yürütülen çalışmaların tamamının Belediye Başkanı, Genel Sekreter, ilgili Genel Sekreter Yardımcıları ve Daire Başkanlarına yönelik bilgilendirme toplantıları yapılacaktır.)

Bunun yanında, analiz sonuçlarına göre çalışanlara görev ve yetkiler bazında ve/veya unvanlar itibariyle gruplandırılarak eğitimler verilecek, eğitimler sonucunda yapılacak ölçme ve değerlendirmelerle personelin yeterliliği, yaptıkları işe yatkınlığı ve belediye politikalarına aidiyet dereceleri ölçülecektir.

Başkan düzeyinde sunum yapılmadan önce, birim müdürleri ile bire bir mülakatlar yapılacaktır.

B.4- Birimlerin İşlemlerinin ve İşleyişinin Kontrol Edilmesi

Yapılan tüm çalışmalar sonucunda, riskli görülen birimlerin işleyişleri kontrol edilip, işlemlerine sondajlama usulü bakılacaktır.

Yapılacak bu kontroller başta 5393 sayılı Belediye Kanunu, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu, 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 2886 sayılı Devlet İhale Kanunu, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu, 4857 sayılı İş Kanunu ve ilgili diğer mevzuat çerçevesinde yapılacaktır.

Yapılan kontroller sonucunda, sonuç raporları sunulacaktır.

C) İŞ ANALİZİNE DAYALI GÖREV TANIMLARININ GÜNCELLENMESİ, İDARİ YAPILANMANIN YENİLENMESİ

C.1- Teşkilat Yapısının Yeniden Düzenlenmesi (Reorganizasyonu)

Önceki aşamalarda yapılan çalışmalar neticesinde oluşan sonuçlara ve analizlere göre; ortaya çıkan değişken şartlar neticesinde, belediyenin yapı ve faaliyetleri ile hizmet sunum şekillerini yeniden düzenlemek mecburiyeti hasıl olacaktır. Kurulmuş ve çalışmakta olan bir teşkilat yapısı; değişen, genel yakın ve kurumsal çevre koşullarına göre yeniden düzenlenmesi ve değiştirilmesi gerekli duruma gelir ise; idari işleyişte aksayan, revize edilmesi gereken veya iyileştirilmesi gerektiği sonucuna varılan birimler ve süreçler yeniden gözden geçirilecek ve ortaya çıkan sonuçlara göre yeniden yapılandırılacaktır.

C.2- Birim Yönetmeliklerinin Güncellenmesi/Hazırlanması

Birinci maddedeki önerilerin kabul edilmesi halinde, Birim Yönetmeliklerinin düzenlenmesi gerekecektir.

İdari yapılanmada öngörülen ve yapılan değişiklikler, süreçlerde yapılan düzenlemelerin gerektirdiği yeni duruma uygun olarak birim yönetmelikleri gözden geçirilerek, yeni duruma ve değişen mevzuata uygun hale getirilecektir.

C.3- Performansa Dayalı Ücretlendirme Yönetmeliğinin Hazırlanması

Günümüz kamu yönetimi sisteminin en önemli sorunlarından biri haline gelmiş etkin olmayan ve verimsiz yönetim sistemi, yıllardır çeşitli açılardan sorgulanmaktadır.

Verimsizliğin gözle görülebilir alanları arasında sayılan kamu personel yapısı ise bu sürecin en fazla eleştirilen unsurlarından biri haline gelmiştir. Bu sebeple, önce 6111 sayılı Kanun ile sicil sistemi kaldırılmış ardından kamu personelinin verimliliğini ölçecek yeni bir değerlendirme sistemi arayışına girilmiştir.

Belediyelerde hiç uygulanmayan performansa dayalı ücret sisteminin genel hukuki kurallar açısından açmazları olmasına rağmen, belediye personeli açısından ise uygulanabilirliği mevcuttur.

Performansa dayalı bir ücret sistemi oluşturulurken iş ortamındaki çalışma barışının bozulmaması, bir çalışma grubu vasıtasıyla yön tayin edilmesi, objektif ve adil kriterlerin belirlenmesi, belediyelerin kendi iç işleyişlerine uygun modeller oluşturmalarının sağlanması mümkündür.

Elde edilen verilere ve yapılan yeniden düzenleme çalışmalarında gerçekleştirilecek olan süreçler, performansa dayalı ücretin uygulanmasını imkan dahiline sokacaktır.

İdare istediği takdirde de, Belediye Meclisince kabul edilerek uygulamaya konabilecek bir Performansa Dayalı Ücret Sistemi Yönetmeliği hazırlanacaktır.

D) İŞ AKIŞ ŞEMALARININ OLUŞTURULMASI VE HİZMET STANDARTLARININ GÜNCELLENMESİ

D.1- İş Akış Şemalarının Oluşturulması/Güncellenmesi

Denetlenecek birimin iş süreçlerini ve bir faaliyetin başlangıcından sonuçlandırılmasına kadar olan aşama ve işlem adımlarını görsel hale getirmeyi sağlayan ve işlem adımlarını geometrik şekillerle gösteren şemadır. Sistemin tanınmasında, işlem adımları arasındaki olası risklerin belirlenmesi ve değerlendirilmesinde ve sınırların belirlenmesinde de kullanılan iş akış şemaları aynı zamanda sistem içinde tıkanma yaşanan noktaların, görevler ayrılığı ilkesine uyulmayan durumların ve aynı işin birden fazla yerde tekrar edilmesi gibi verimsizliklerin ve kontrol zayıflıklarının belirlenmesine ve süreçlerdeki kritik kontrol faaliyetlerinin ortaya çıkarılmasına yardımcı olur.

İş Akış Şemalarının Oluşturulması; gerek birim itibariyle gerekse süreçler itibariyle, işlerin akışının nasıl olacağını ortaya koyacak bir çalışma adımıdır.

D.2- Hizmet Standartlarının Oluşturulması/Güncellenmesi

Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik’e uygun olarak, belediyenin yürüttüğü görevler ve bunların süreçlerine ilişkin hizmet standartlarının oluşturulması aşamasıdır.

D.3- Hizmet Envanteri Tablosunun Oluşturulması/Güncellenmesi

Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik’e uygun olarak, belediyenin yürüttüğü görevler ve bunların süreçlerine ilişkin hizmet envanterinin çıkarılması aşamasıdır.


III. KURUMSAL YAPILANMAYI DESTEKLEYEN DANIŞMANLIK HİZMETLERİ


A) KURUMSAL KİMLİK ANALİZLERİ VE ÇALIŞMALARI

Kurumsal kimlik, bir kurumun kimlik karmaşasını yok eden ve kurumun gücünü gösteren tüm görsel / yazılı / sesli ürünler bütünüdür. Yani kısaca kurumun görünen yüzüdür.

İhtiyaç olup olmadığına, ilk 3 çalışmanın sonuçlarına göre karar verilecektir.

B) HALKLA İLİŞKİLER ÇÖZÜMLERİ

Hizmet ürettiğimiz bölgedeki veya diğer vatandaşların; telefon (çağrı merkezi), web sitesi ve sosyal medya hesaplarından ulaşarak gönderdiği talep, şikayet ve önerilerin hızlı bir şekilde doğru birimlere iletilmesi ve çözümlerinin takip edilerek, geri dönüşünün yapılmasını sağlayan çözümler üretilecektir.

İhtiyaç olup olmadığına, ilk 3 çalışmanın sonuçlarına göre karar verilecektir. (Yazılım tabanlı yapılacak bir çalışmadır.)

C) YATIRIM VE FAALİYET TAKİP ÇÖZÜMLERİ

Belediyenin stratejik plan çerçevesinde yürüttüğü yatırımlar, hizmetler ve talepler doğrultusunda yürüttüğü hizmetlerin mahalle bazlı gerçekleşme durumunun takibini sağlayan web tabanlı bir sistem önerilecektir.

Bunun yanında muhtarlardan gelen taleplerin gerçekleşme durumu ile her bir mahallenin demografik, ekonomik, sosyal, siyasi ve kültürel fotoğrafının yer aldığı bir sistem öngörülmektedir.

İhtiyaç olup olmadığına, ilk 3 çalışmanın sonuçlarına göre karar verilecektir. (Yazılım tabanlı yapılacak bir çalışmadır.)

D) MEDYA TANITIM ÇÖZÜMLERİ

Görsel ve işitsel reklam hizmetleri ve sosyal medya reklamcılığı, arama motoru optimizasyonu, içerik güncelleme, yazılım geliştirme, takip, analiz ve raporlama, pazar araştırması, web stratejileri oluşturma, e-katalog, banner tasarımları, fotoğraf çekimi ve Google Adwords hizmetleri gibi çözümleri içerir.